エクセルに日報を打ち込むのは時間とコストの無駄!?らくっぽなら自動出力だから無駄な作業時間が0に!!

こんにちは。LINEで業務報告・日報を管理するアプリ「らくっぽ」の開発・運営を行っているCメーカー株式会社、ブログ担当です。

会社で社員に日報を書いてもらう際、「エクセルシート」を使われているお客様は非常に多いと思います。
パソコンに初めからインストールされていることも多く、社員もある程度の使い方や見方が共有できているため、一見エクセルは使い勝手がいいように思えます。

しかし、今一度よく立ち返って考えてみましょう。エクセルシートって本当に”便利”でしょうか?

excelシートでの日報管理の方法は大きく2つ、

(1)フォーマットを作成して紙大量印刷、そのシートをその日ごとに社員に記入してもらい、人事ないし社長に提出、それをexcelに打ち込む

(2)所定のエクセルシートにそのまま社員が入力した後、人事ないし社長が集計

いずれにせよ社員、人事、社長のすべての職員の手間が大き過ぎると思いませんか?
「技術で解決出来る問題であれば日報管理を楽にしたい」お声はたくさんあると思います。

本日はexcelでの日報集計のメリット・デメリット、日報管理の”今”をご説明した後に、
弊社の”らくっぽ”であれば今の日報集計がいかにスムーズにできるか、お話しさせていただこうと思います。

エクセルでの日報集計は「0円」であることだけ?

はじめにエクセルでの日報集計の最大のメリットを言ってしまうと、それは運用が「タダである」ことだけなのです。

無料であることは、その分、”労力”という形で対価を支払わなければなりません。
冒頭にも書いた「エクセルで日報を集計する手間」を立場ごとに見てみると、

【報告側】

日報を書くために”いちいち”オフィスや事務所に戻る必要がある
手書きの場合、日報を書くこと自体が業務になってしまうほど時間がかかる

【集計側】

1枚1枚まとめるのが面倒くさい
手作業で行うため「人的ミス」が発生しやすい

などなど、簡単に思いつくだけでもこれだけの労力が発生します。

特に、会社と現場が離れている職業であれば、報告側は日報を記入するだけのために現場からオフィスに戻る必要があり、無駄な労力と時間を会社に使うことになります
経営者からしてみればお金を生まない作業はなるべく減らして欲しい意向は当然あることでしょう。

その一方で、報告側は(会社の規模が大きければ大きいほど)人的ミスが発生しやすくなります。
言わずもがな、日報の管理は事務的な作業。週や月ごとに定期的に行わなくてはいけない業務ですで、手動であればミスをする可能性も比例して大きくなってきてしまうのです。

両者にとって不都合なエクセルでの日報管理・集計。業務と直接的に関係のない作業を生み出してしまうことは、果たして「タダだから」という理由に釣り合うものでしょうか

日報の管理・集計はどんどんシステム化されています

今あげたデメリットに対し、最近の日報管理・集計は、どのような動きが見られるでしょうか。

たとえば事務的な処理が多く、かつミスをすることができない銀行や大手企業などでは、
「システム化をできるところにはシステムを導入、人的コストを削減した上で、今まで日報の手続きに携わっていた社員を他部署に回す動き」などをみることができます。

技術が確立してきている以上、単純作業がシステマティックになる潮流はこれからもどんどん早くなることは明確です。

現に弊社のらくっぽ以外にも管理ソフト(アプリ)は沢山出てきておりますが、どの管理ソフトにも共通しているのは「スマホで日報の共有ができる」という点であり、企業によってはそのチャット上でのやり取りをそのまま日報にしてしまう動きも見られます。

ソフトに関して言えば、スマホの利便性をもたせた上で「チャット機能」や「画像を添付できる機能」導入し、差別化を図る動きもなどもあるようです。

日報管理ソフトの+@は機能過多?

携帯電話を「2台持ち」を徹底できない会社もありますので、今や1人に1台持っている個人のスマホで日報管理をすることはとても便利ですし、導入は十分に検討に足ると考えます。

しかし、ここで気をつけなくてはならない点があります。
それは、今上で挙げた様々なソフトの“オプション機能”は結局のところ機能過多、使われないことが多いということです。

ただでさえ社員全員に新しいアプリを導入させることは手間ですし、人によってはいくつもの連絡アプリをスマホに入れてあることもあります。

そうなった場合、導入した後に社員に徹底させるまでも手間であるばかりか、導入したはいいものの、ソフトの使用自体が形骸化してしまう事態も考えなくてはなりません。

<エクセルでも他ソフトでもなく、日報の管理・集計であれば弊社の「らくっぽ」を是非ご検討ください



何より、上記のソフト・アプリは”日報の共有”に過ぎません。
弊社の「らくっぽ」の強みを最後に強調させていただきますと、

「みんなが使っているLINE」を用い

「エクセルの出力まで行える」

つまり、社長や社員のスマホ1台で日報の管理・集計を簡略化させるばかりか、データとして起こせることが可能であることに”強み”があるのです!

面倒な日報の集計、管理は「らくっぽ」にお任せください。
導入の仕方や、実際の使い方など、興味をお持ちいただいたお客様には、その会社ごとにあった「使い方のご提案」からご説明させていただきます。

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