こんにちは。LINEで業務報告・日報を管理するアプリ「らくっぽ」の開発・運営を行っているＣメーカー株式会社、ブログ担当です。

社員に日報を書いてもらう際エクセル(Excel)シートを使っている企業は非常に多いと思います。エクセル(Excel)はパソコンに初めからインストールされていることも多く、社員もある程度の使い方や見方が共有できているため、一見エクセル(Excel)は使い勝手がいいように思えます。しかし、今一度よく立ち返って考えてみましょう。エクセル(Excel)シートって本当に“便利”なのでしょうか？

エクセル(Excel)シートでの日報管理の方法は大きく2つ

（1）フォーマットを作成して紙大量印刷、そのシートをその日ごとに社員に記入してもらい、人事ないし社長に提出、それをエクセル(Excel)に打ち込む

（2）所定のエクセル(Excel)シートにそのまま社員が入力した後、人事ないし社長が集計

いずれにせよ社員、人事、社長のすべての職員の手間が多すぎると思いませんか？

「技術で解決出来る問題であれば日報管理を楽にしたい」お声はたくさんあると思います。本日はエクセル(Excel)での日報集計のメリット・デメリット、日報管理の”今”をご説明した後に、弊社の「らくっぽ」であれば今の日報集計がいかにスムーズにできるのかお話しさせていただこうと思います。

 

エクセル(Excel)シートで日報管理をするメリット・デメリット

メリット①コストが0円     

エクセル(Excel)での日報集計の最大のメリットを言ってしまうと、それは運用が「タダである」ことだけなのです。エクセル(Excel)はほとんどのパソコンに最初から入っているので、わざわざアプリケーションを購入して使い方を習得してから導入というものではないのです。

メリット②みんながそれなりに使えるツールではあること

エクセル(Excel)は歴史も古く、幅広い年代に馴染みのあるアプリケーションです。入力作業や簡単な計算式は、おそらくほとんどの人が抵抗なくできるのではないでしょうか。

デメリット①いちいち会社に戻ってパソコンを開いて報告させなければいけない

会社と現場が離れている職業であれば、報告側は日報を記入するためだけに現場からオフィスに戻る必要があります。そこから自分のパソコンを開いて無駄な労力と時間を日報作成のために使うことになります。管理者（経営者）からしてみればお金を生まない作業にはなるべく時間をかけないでほしいという意向は当然あることでしょう。

デメリット②テンプレートを使用しても結局手間は変わらない

テンプレートに記入してもらっても、それを集計する手間が管理者側にはあります。そして報告を記入する側も手作業なので人的なミスも起こっているかもしれません。そこを確認してからの集計なので二重に人の手間がかかっているのです。

これらのデメリットは「タダ」というメリットにはたして釣り合うのでしょうか？

 

今や多くの企業が日報管理システムを使用しています

先ほどあげたデメリットに対し、最近の企業の日報管理・集計にはどのような動きが見られるでしょうか。例えば事務的な処理が多く、かつミスをすることができない銀行や大手企業などでは「システム化をできるところにはシステムを導入し人的コストを削減した上で、今まで日報の手続きに携わっていた社員を他部署に回す動き」などをみることができます。技術が確立してきている以上、単純作業が人の手を離れる潮流はこれからもどんどん早くなることは明確です。そしてこのような時代の流れに合わせて、多種多様な日報管理アプリも開発されています。

 

日報システムにもいろいろあるけれど、注意すべき点は？

日報管理ソフト（アプリ）は多数出てきておりますが、どの管理ソフトにも共通しているのは「スマホで日報の共有ができる」という点であり、企業によってはチャット上でのやり取りをそのまま日報にできるようなところもあります。ソフトの内容に関して言えば、スマホの利便性をもたせた上で「チャット機能」や「画像を添付できる機能」を導入し、差別化を図る動きもなどもあるようです。しかし、ここで気をつけなくてはならない点があります。

それは、今挙げた様々なソフトの“オプション機能”は結局のところ機能過多、使われないことが多いということです。ただでさえ社員全員に新しいアプリを導入させることは手間ですし、人によってはいくつもの連絡アプリをスマホに入れてあることもあります。そのような場合、導入した後に社員に徹底させるまでも手間であるばかりか、導入したはいいものの、ソフトの使用自体が形骸化してしまう事態も考えなくてはなりません。

 

他社との比較でみる「らくっぽ」とは？

 

 

上の表は勤怠管理のアプリやシステムをまとめた表です。「らくっぽ」の特徴としては

・機能を日報報告に特化させ操作の負担を減らしたこと

・LINEやエクセル(Excel)など幅広い世代に馴染みのあるアプリを利用していること

・月額使用料が安価なこと

などが挙げられます。そしてこれらの特徴はサービス業や建設業、スタートアップ企業にうってつけなのです。不規則な労働時間、入れ替わりの多い従業員、日々変わる現場…「らくっぽ」によってこれらを簡単に確実に管理することが可能になります。

 

らくっぽであればボタン一つで簡単にエクセル(Excel)シートに落とせるからオススメ

弊社の「らくっぽ」の強みを強調させていただきますと、

「みんなが使っているLINE」を用い

「エクセル(Excel)の出力まで行える」

つまり、社長や社員のスマホ1台で日報の管理・集計を簡略化させるばかりか、データとして起こせることが可能であることに強みがあるのです。エクセル(Excel)への出力はなんとボタン一つ！わざわざ手作業で一人一人のデータを入力し集計するようなことはもうありません。

 

カンタンを求めるなら「らくっぽ」がオススメ

社員が「らくっぽ」を使うためにすることはLINEでお友達登録をするだけ。この1つの操作だけで利用開始することができ、新しいアプリのインストールなどは一切必要ありません。そして日報を作成するときにLINEで質問事項に回答すればすべて完了です。

そして、社員から回収した回答はエクセル(Excel)に出力することができます。今までは日報はエクセル(Excel)で管理・集計することが一般的でした。まったく違うシステムを導入すると様々な面で変更点が生じますがエクセル(Excel)に出力できる「らくっぽ」ならその心配もなく今まで通りに管理できます。さらに、アプリの利用者を分かりやすい形で誘導してくれるのも「らくっぽ」の良いところ。チャットボットが回答方法を教えてくれるため途中で迷うこともありません。このように“使いやすさ”に特化しているため、新しい勤怠管理アプリやシステムが浸透しなかったという企業にとってはもってこいなのではないでしょうか。

 

まずは無料お試しで使い勝手の良さを実感して！

「らくっぽ」の大きな特徴はLINEでお友達登録をするだけという手軽さで、わざわざアプリをインストールする必要はありません。LINEでチャットするときと同じ感覚で利用できるため、誰でもすんなりと受け入れられるはずです。気になる料金は、20ユーザーまでで月6,200円です。さらに初めの30日間は無料で試すことができるため、実際に使ってから導入するかどうかを決めることができます。もし使い勝手が悪いと感じたら解約も可能なので、どの企業にとっても導入ハードルの低い日報アプリと言えるのではないでしょうか。

らくっぽの詳細はコチラ