誰もが日常で使っているLINEで日報の報告、そして集計までも簡単に出来る「らくっぽ」、ブログ担当です。
従業員の方々の出退勤を手帳で管理していたり、ホワイトボードや紙のスケジュールをエクセルに入力し直したりと管理業務に掛かる時間を圧倒的に時短に導きます。

今回インタビューにお応えいただいたのは人材派遣会社、オクタグラム株式会社様です。訪問販売の営業に特化した人材派遣、代行業務を行っています。

日々15名の社員さんが現場で営業活動を行っていて、以前から日報の管理には頭を悩ませていたそうです。管理部長の古里様にお話を伺いました。

■報告だけでも紙→メール→紙を届けるという3つの作業があった

インタビュアー（以下、イ）：古里さん、らくっぽのご利用ありがとうございます。
ビフォー・アフターでどのように変化が起きたかを伺いたいと思っています。
まずらくっぽをご利用頂く前の日報報告はどのようなフローだったのでしょうか。

古里さん：弊社には15名の営業マンが在籍しているのですが、ほとんどが毎日現場に直行直帰です。日報は紙のタイムシートに出勤時間・退勤時間を手書きで記入してもらい、さらに報告のメールも送ってもらっていたという状態でした。

イ：紙→メール→後日紙を届ける、という報告する側にも結構作業が発生していたのですね。

古里さん：そうなんです。当然書き忘れも発生していて、後々の報告になると今度はその信憑性も曖昧になる部分がどうしても出てきてしまいます。「毎日報告」ということをどうしたら徹底できるだろうかと、悩んでいたところでもありました。

■集計は手書きのシート→エクセル表に部長が入力し直し

イ：ではそれらの日報を集計するのはどうしていたのですか？

古里さん：営業マンから受け取った紙のタイムシートを一枚一枚めくりながらエクセルに入力していくというのを私が毎月やっていました。

イ：それも…、15人分ですよね。聞いただけで結構気合がいる作業だったのではないかと感じます。

古里さん：そうですね（笑）やはり毎日やるのは大変なので、月末にまとめて作業していました。月末の5〜6時間という長い時間、その作業に取られてしまっていましたね。

イ：らくっぽのLINEで日報報告をするようになってから、どう変わりましたか？

古里さん：まず報告がきちんと毎日上がってくるようになりました。社員も皆LINEだからカンタンだと喜んでいます。それから弊社では8時にアラート通知を出す設定にしているのですが、それによって報告を忘れてしまっていても思い出せると言っていましたね。日常生活でLINEを使っているから習慣化されると。

集計作業においては私の作業は15分くらいに短縮されました。経費も今まではレシートを全部もらって入力してという作業をしていたのですが、らくっぽから送られてくる質問に「経費を入れてください」という項目を作ってあるので、月末は現物のレシートと合わせて確認するだけです。

イ：15分とは驚異的な効率アップですね！！営業マン1人につき1分で集計できてるということですね！

最後にこれかららくっぽを使う方のために1つ教えて欲しいのですが。
らくっぽ導入時、初期設定はどのくらいの時間でできましたか？

古里さん：だいたい30分〜1時間位で全ての設定が終わったと思います。人の登録と、質問事項を決めていって。わからないところはCメーカーさんに問い合わせて簡単にできましたね。

イ：それは安心しました！これからも何かわからないことがあればいつでもお問い合わせください！

いかがでしたでしょうか。
らくっぽは人材派遣会社でも使われ始めています。

「現場」の「日報」を「LINE」で報告するらくっぽは30日間無料でご利用いただけます。ぜひお気軽にお試しください！