企業の勤怠管理システム「らくっぽ」を開発・運営をしているCメーカーです。
今回は日頃の日報報告のお悩みを分析し、解決策としてのどのような勤怠管理システムを導入すれば良いのかをご提案したいと思います。
日報報告のシステムをなぜ導入する企業が増えているのか?
企業の皆さんは社員の日報報告や勤怠管理をどのように行っていますか？昨今はペーパーレス化が進み、日報や報告書などは全てデジタルで行う企業が増えてきました。システムを利用する企業の導入理由としては、
・デジタルで取得した社員の労働時間から給与計算を自動に行うために
・紙を廃止しデジタルにすることによって、情報伝達を即時に円滑に行うため
・社員がどこにいても報告ができるようにするため
などの理由があげられます。これらの導入理由に共通していのは「楽になりたい」という要望です。当たり前の事ですが、システムを導入することによってこれらの業務が楽にならなければ意味がありません。
日報報告が面倒だと感じる理由は？
日報報告がおっくうに感じる理由には日報作成にあたる業務時間が関係しています。
システムを導入することにより、日報作成に費やす時間が大幅に削減されることが期待されますが、弊社のらくっぽを導入した企業様では、月末に行う給与計算が約6時間かかっていたところを約15分にまで短縮することができたようです。それまでは日報を報告する社員はいちいち会社に戻り紙に記入して提出する工程が面倒だと感じており、経理側も紙の情報をわざわざデータに起こす作業が面倒だと感じていました。
やはり「面倒」と感じていると時間がかかってしまいますので「楽だ」と感じさせるシステムを導入することがポイントになってきます。しかし、ここで重要なのは誰に対して「楽であるか」という点です。経理の担当者なのか、報告をする社員なのか、そのどちらかによって導入するべきシステムも若干変わってきます。
経理計算を楽にしたいと考えるなら計算まで自動にできるシステムを
経理計算を楽にしたいと考えているのであれば、従来であれば給与計算ソフトなどが人気で、紙に記載されている出勤・退勤時間をPCに打ち込み、計算をすることで経理上の給与計算を行っていました。昨今であれば報告した労働時間に合わせて給与計算まで行ってくれるシステムも開発され、計算式を作成するという手間まで省かれるようになりました。
さらには経費計算などの同一のシステム内で行えるようになっているため、労働時間の計算だけでなく、交通費などの清算も簡単になりました。
この様なシステムを導入できれば経理の工数も大幅に減らすことができ、尚且つ報告自体も楽にできるでしょう。
報告自体を楽に行わせたいなら遠隔操作で報告できるシステムを
日報報告の社内浸透が上手くいかない企業の特徴として、日報報告が複雑すぎるというケースがあるようです。報告の文章のフォーマットが指定されていたり、記載する項目が多すぎたりすると社員が報告することをおっくうに感じるようです。また、日報を作成したら上司に確認の印鑑を押してもらえなければ帰れないといった報告フローをお持ちの企業もあるようです。
日報を報告させる1つの理由に社員からの声を吸い取るという役割があります。
例えば社員が現場での仕事を通じて「もっとこうすれば良いのでは」などといった声を拾い上げる役割があります。その中には会社の上司には直接申し上げづらい内容もあるでしょう。そういった内容を対面で報告するのは社員にとってはハードルの高い工程でもあります。少し話が脱線しましたが、わざわざ上司に了承を得るタイプの日報報告は形骸化しやすくなる傾向があり、社員側がアクティブになれないという現象が発生してしまいます。
そこで社員の日報報告を楽で気軽なものにしたいという方であれば、スマートフォンから打刻ができ日報報告の文章も作成できるようなシステムを導入してみてはいかがでしょうか？
この様に解決した課題をよく検討した上で、それに合わせたシステムを導入することができれば、企業にとってシステムを導入するメリットがあるということです。
こんなに簡単！こんなに便利！日報報告システムの機能
では、日報報告システムにはどんな機能があるのかご紹介しましょう。
日報報告システムの基本的な機能としては「シフト管理機能」「日報作成機能」「勤怠情報報告機能」の3つがあります。これらの他にもアプリによってはプラスアルファの機能を持っているものもあります。どのような機能が必要なのかを検討したうえで、最適な日報アプリを選ぶといいでしょう。
・シフト管理機能
シフト管理にはExcelが用いられることが多いですが、白紙の状態からフォーマットを作成しなければいけないため管理者にとっては手間になります。しかし日報アプリのシフト管理機能を使えば簡単にシフトが作成でき、その日にどの社員が出社するのかが一目で分かるようになります。多くの場合はGoogleカレンダーのようなフォーマットになっています。
・日報作成機能
それぞれの社員がスマホやパソコンで日報の内容を送るだけで、簡単に日報を作成できます。いつでもどこでも日報を作成することができるため、効率よく情報共有することができます。建設業における施工報告に必要な写真もまとめて送ることができるため一石二鳥だといえるでしょう。さらに万が一のトラブルの際にもここで報告することができるため、スムーズな対応につながります。
・勤怠情報報告機能
出社時間や退社時間、移動時間などの1日のタイムスケジュールを報告することができます。報告された内容は自動集計され、アプリによっては時給に応じた給料を計算して自動的に報告書に落としてくれます。残業代は別に算出することができるため事前にミスを防ぐことができます。現在は政府が働き方改革を推進しており、勤怠管理が以前にも増して重要になりました。とくに建設業界では他の業界に比べて働き方改革が進んでいないといわれていますが、トラブル時のリスクを避けるためにも勤怠管理は徹底する必要があります。
・その他の機能
アプリによっては他にも役に立つ機能が用意されており、その1つがコミュニケーション機能です。チャットワークやSlackのように社員同士でチャットすることができるため、わざわざ会社で集まらなくても気軽に情報交換ができます。これによってコミュニケーションの活性化が期待できるといえるでしょう。また、目標の数値と現在の数値を示すグラフを表示できるアプリもあります。とくに営業職においては、目標を達成できるかどうかが社員のゴールでありモチベーションです。目標に対する現在地を明確にすることによって、社員1人1人の士気の向上につなげられるのではないでしょうか。
弊社のらくっぽを他社のシステムと比べてみると？
日報報告システムを選ぶにあたって、導入のハードルの低さは重要かと思います。システムを開始するにあたり、わざわざ複雑な操作を覚えたり、重い機能をインストールするのでは
最初からつまずいてしまいます。そこでおすすめしたいのが、弊社が開発した「らくっぽ」です。
「らくっぽ」の大きな特徴はLINEでお友達登録をするだけという手軽さで、わざわざアプリをインストールする必要はありません。LINEでチャットするときと同じ感覚で利用できるため、誰でもすんなりと受け入れられるはずです。気になる料金は、20ユーザーまでで月6200円です。さらに初めの30日間は無料で試すことができるため、実際に使ってから導入するかどうかを決めることができます。もし使い勝手が悪いと感じたら解約も可能なので、どの企業にとっても導入ハードルの低い日報アプリと言えるのではないでしょうか。
らくっぽを他社のシステムと比べてみると？
上の表は勤怠管理のアプリやシステムをまとめた表です。「らくっぽ」の特徴としては
・機能を日報報告に特化させ操作の負担を減らしたこと
・LINEやExcelなど、幅広い世代に馴染みのあるアプリを利用していること
・月額使用料が安価なこと
などが挙げられます。そしてこれらの特徴はまさに建設業にうってつけなのです。不規則な労働時間、入れ替わりの多い従業員、日々変わる現場…「らくっぽ」によってこれらを簡単に確実に管理することが可能になります。
らくっぽを導入すると報告も集計も楽になること間違いなし！
最後になりますが、弊社のらくっぽという商品はお客様の使いやすさにこだわったサービスです。日報の報告はLINEのトーク機能を使用し、チャットボットの質問に答えていくだけで報告が完了する仕組みとなっています。
また、給与計算や出面帳の管理などは、報告書の内容がそのままExcelシートに反映されるため、その後の計算や印刷プリントやグラフ化などが簡単に行えるのです。
是非、勤怠管理・日報管理システムの導入をご検討の方はらくっぽを利用してみてはいかがでしょうか？30日間無料体験も実施中ですよ！