建設業の効率的な出面表作成と日報報告を考える

らくっぽ情報
2019.11.11

皆さんこんにちは。
建設業にオススメな勤怠管理・日報管理ができるらくっぽのサービス開発をしているCメーカーです。

弊社のらくっぽというサービスはLINEで日報報告ができ、Excelで勤怠管理をすることが可能となっているサービスで主に建設業の企業様に大変好評を頂いております。
らくっぽの導入をしていただいている企業様の中には、今まで紙によって勤怠管理を行っていたが、時間や労力を削減したく、システムの導入を検討した方もいます。

紙の日報報告書のメリットとは？

まず、昔から紙による日報報告というのは定番化されているものでした。現代の様にチャットツールやクラウドというサービスが存在しないため、情報を素早く伝達・共有するためには紙に記入をして提出させる方法がベストでした。
この時代にどっぷり浸かり紙の報告書でないと安心できないという方もいらっしゃるかもしれません。やはり、昔から馴染みのあるものから変更をするというのは意外とストレスがかかるものです。
また、手書きの文字から読み取れる情報というのは、その人がどれくらい真剣にこの報告書と向き合ったかを知ることができるでしょう。丁寧な字を書いていれば丁寧な仕事を心がけていることが分かりますし、乱雑な字で書かれていれば急いでいるのか？などとその人の今の状態を把握することができました。

しかし、先程にも記述した通り、コミュニケーションツールが発達し、様々なデータが共有されるようになりました。またペーパーレス化が進みシステムによって日報や出面表を作成するような時代です。手書きによる日報の作成などはもう古いと言われても仕方がないでしょう。

情報を抽出することができるからこそスムーズに作業が可能になった

日報などの報告書がデータで運用されるようになると情報の抽出と移動が非常に簡単になります。例えば出面表の作成もその一つです。出面表は社員一人一人が、今日どの現場に行き、何時間作業を行い、トータルの労働時間を把握するのに役立つ表です。

そもそも、出面表とは現場への入退場管理をするために出面管理は行われます。
集計した従業員の人数などは、「出面表」や「出面帳」といった作業員の出勤簿またはスケジュール表に記載、管理していますので、日報報告と併せて行えれば、社内実態を明文化する上でとても信頼のおける情報源となります。。
また、下請負業者と契約する際は「請負契約」と「常傭（じょうよう）契約」がありますが、常傭の場合は現場を問わず必要に応じ日数単位で発注するものなので、日当計算で給与等を支払う必要があります。
そのさい、この出面管理によって日当計算を行います。

また、昨今特に叫ばれる「働き方改革」においても、従業員一人ひとりの労働時間を可視化しボトルネックの判明、業務効率化を図る上でも出面管理は重要です。
現場で集計している「安全時間」または「無災害記録」の計測もこれによって行われます。

昔はこれを誰かが監督し多くの社員の動きを逐一記入する必要がありました。
しかし、最近のシステムでは日報報告を通じて入力したものが、自動的にExcelシートに呼び起こされ、全自動で出面表を作成することができるようになってきたのです。
建設業ではこの出面表は社内・外でも非常に重要な情報源です。これらの内容をある程度の工程を省いて作成できるのは業務の効率化には欠かせないものでしょう。

システムが発展してきても出面表の作成をスムーズに行うシステムは多くない！？

実は昨今でも出面表をシステムで自動的に入力されるシステムというのは多くはありません。というのも、これまでのシステムはあくまで「出面表を作りやすくする」という点では作業効率が格段に楽にはなるのですが、実態は人が手打ちでポチポチと入力をしてくことになります。例えるならカレンダーにわざわざ入力をしていく作業を行わなければならないのです。というのも、この作業であれば紙に入力するのか、PCに入力をするのかしか違いは無いため、「出面表を楽に作成する」という目的においてはベストアンサーではないのです。

出面表を楽に作成するには入力者が多数必要？

それでは出面表を楽に作成するためにはどうしたら良いのでしょうか？
それは勤怠情報、現場情報が社員それぞれの手で日報として行われ、それを元に出面表ができていれば良いのです。というのも出面表は日報報告と非常に相性が良いのです。日報とはその日の出来事や労働時間を記入し報告するために行われます。実はその中には出面表を作成するために必要な、日付や時間、現場などの情報が詰まっているのです。

実はその発想から、日報報告と出面表が簡単にできる、らくっぽというシステムがあるのです。このらくっぽというのは日報報告する側は、今では誰もが使用するLINEで報告を行い、それがExcelシートに表記されるというシンプルなシステムではありますが、出面表が自動的に作成されます。またLINEとExcelを使用するので誰もが使いやすく導入もしやすいというメリットがあります。

出面表や日報報告の作成はできる限りシンプルに短い時間で行えることがベストです。
是非、らくっぽを利用してみて働き方改革に役立ててみてはいかがでしょうか？