日報報告はどこで無駄に感じてしまう?社員も経理担当者も楽になれる方法とは?

企業の勤怠管理に役立つ日報をLINEで行えるようにしたシステムらくっぽを開発・運営をしているCメーカーです。
今回は普段、日報を使用して社内の勤怠管理を行っている企業様に向けた記事になります。

日報報告のシステムをなぜ導入する企業が増えているのか?

皆さんは日報管理や勤怠の管理をどの様に行っていますか?
昨今はペーパーレス化が進み日報や報告書など書類は全てデジタルで行う企業が増えてきました。
システムを利用する企業の導入理由としては、
・デジタルで取得した社員の労働時間から計算し給与計算を行うために導入した
・紙を廃止しデジタルで簡単に情報を行き渡らせたい
・現場にいなくても報告をできるようにすれば楽だから
などなどの理由があげられます。
これらの導入理由に共通していのは「楽になりたい」という要望です。
当たり前の事ですがシステムを導入するのであればこれまでの業務が楽にならなければなりません。

日報報告が面倒だと感じる理由は?

日報報告がおっくうに感じる理由には、日報作成にあたる業務時間が関係しています。
弊社のらくっぽを導入して下さった企業様では、月末に行う給与計算が約6時間かかっていたところ、約15分にまで短縮することができたようです。
それまでは、営業職の社員が15名ほど在籍しており、紙ベースの報告であったため日報の提出も未完了というということもしばしばだったそうです。
日報を報告する社員はいちいち会社に戻り、紙に記入して提出する工程が面倒だと感じており、経理側も紙の情報をわざわざデータに起こす作業が面倒だと感じていました。
やはり「面倒」と感じると社内浸透していくために時間がかかってしまいますので、「楽だ」と感じさせるシステムを導入することが重要になります。

しかし、ここで重要なのは誰に対して「楽であるか」という点です。
経理の担当者なのか、報告をする社員なのか、それぞれによって導入するべきシステム自体も若干変わってきます。

経理計算を楽にしたいと考えるなら計算まで自動にできるシステムを

昔であれば経理計算を楽にしたいと考えているのであれば、従来であれば給与計算ソフトなどが人気で、紙に記載されている出勤・退勤時間をPCに打ち込み、計算をすることで経理上の給与計算を行っていました。
昨今であれば報告した労働時間に合わせて給与計算まで行ってくれるシステムも開発され、計算式を作成するという手間まで省かれるようになりました。
さらには経費計算などの同一のシステム内で行えるようになっているため、労働時間の計算だけでなく、交通費などの清算も簡単になりました。
この様なシステムを導入できれば経理の工数も大幅に減らすことができ、尚且つ報告自体も楽にできるでしょう。

報告自体を楽に行わせたいなら遠隔操作で報告できるシステムを

日報報告の社内浸透が上手くいかない企業の特徴として、日報報告が複雑すぎるというケースがあるようです。本日の報告の文章の語尾を指定されていたりされていたりし、社員が報告することをおっくうに感じるようです。また、日報を作成したら上司に確認の印鑑を押してもらえなければ帰れないといった、報告フローをお持ちの企業もあるようです。
日報を報告させる1つの理由に社員からの声を吸い取るという役割があります。
例えば社員が現場での仕事を通じて「こうあれば良かった」などといった声を拾い上げる役割があります。その中には中々、会社の上司には申し上げづらい内容もあるでしょう。そういった内容を対面で報告するのは、社員にとっては中々ハードルの高い工程でもあります。少し話が脱線しましたが、わざわざ上司に了承を得るタイプの日報報告は形骸化しやすくなる傾向があり、社員側がアクティブにならないという現象が発生してしまいます。
そこで社員の日報報告を楽にしたい!!という方であれば、スマートフォンより打刻ができ、日報報告の文章も作成できるようなシステムを導入してみてはいかがでしょうか?
特に打刻機能は報告側からはワンプッシュで勤怠報告ができるので非常に楽になるでしょう。
この様にシステムを導入することができれば、給与を計算する経理側にも報告する社員側にもそれぞれシステムを導入するメリットがあり、日々の業務を楽にしてくれることでしょう。

日報管理システム導入の落とし穴とは?

さて、これまで日報管理を楽に行いたいならシステム導入をするべきだというお話をしてきました。しかし、システムを導入することによって逆に面倒と感じることもあるのです。
それは「システム自体が使いづらい」という場合です。
実は日報管理システムや勤怠管理システムと呼ばれるサービスは数多く展開されています。
その中で使いやすいものから逆に使いづらいと感じるものまであるのです。
使いづらいと感じるシステムの特徴として良く上げられるのが完全オリジナルのシステムであるということです。
完全オリジナルのシステムは制作者の苦労も伝わり非常に良いものもあるのですが、総じて使用感が悪い傾向にあるのです。その理由としてはシステムを使用する側が新しくこのシステムを利用するために、ボタンの配置や報告完了のプロセスをある程度覚えなくてはいけないからです。これが使用感を大幅に阻害する原因となります。そのため、勤怠管理のシステムを導入するにあたっては、お試しできるサービスも多いため、ご自身で試してみてから導入を検討される方が良いでしょう。

らくっぽなら既存のシステムを使用して報告も集計も楽に

最後になりますが、弊社のらくっぽという商品はお客様の使いやすさにこだわったサービスです、日報の報告はLINEのトーク機能を使用し、チャットボットの質問に答えていくだけで、報告が完了する仕組みとなっています。
また、給与計算や出面帳の管理などは、報告書の内容がそのままExcelシートに反映されるため、その後の計算や印刷プリントやグラフ化などが簡単に行えるのです。
特にExcel表に日報報告が一覧になってでてくるため、経理担当者の管理も楽に粉エルという特徴があるシステムなんです。
是非、勤怠管理・日報管理システムの導入をご検討の方はらくっぽを利用してみてはいかがでしょうか?30日間無料体験も実施中です。

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