こんにちは。勤怠・日報管理システムのらくっぽを提供しているCメーカーです。
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日報管理は労働時間を算出するだけでなく、現場の状況を把握する上で欠かせない業務です。特に建設業に従事されている方であれば現場の様子や進捗状況は全てを細かく把握しておきたいものです。

しかし、その現場の報告をより詳細にしようとすればするほど、報告作業の工程数が多くなり現場の負担となってしまいます。しかも定期的に報告させようとすれば、報告をする社員の大きな負担となり、それはやがて「面倒くさい」に転化し手なりな報告書が上がってきてしまします。これではそもそも日報報告の意味がありません。

そのため、日報報告はシステム化と簡素化をさせ、できる限り日報や現場報告書の作成を楽にしてあげる必要があります。

そこで今回は日報管理報告に悩む建設業の方へ向けて、どんな方法で日報報告を簡素化させたら良いのか、そのノウハウについてお伝えしたいと思います。

簡素化するべき項目とそうでない項目

初めに日報報告のどんな部分を簡素化するべきなのかをお伝えしたいと思います。まず労働時間や残業時間、それから交通費など数字で表せるものに関しては専用の枠を設けたりすることで後の集計や計算をしやすいようにするべきです。

社長が自ら手作業でこの給与計算を行っているなら、労働時間の算出の面倒くささは痛感していることでしょう。労働時間の算出には普段の労働時間の抽出以外にも残業時間を割り出さなければならない為、意外にも時間がかかってしまう作業です。

この後にも説明はしますが、上記の様な数字で表せるものはシステムや計算ソフトを利用して日報報告をさせることをオススメします。

一方で現場の進捗管理などは現場担当者に文章で報告を求めるべきでしょう。事務所サイドが抱える不安を取り除くためには現場からの情報はできる限り詳細にアウトプットさせなければなりません。これらの内容は簡素化してしまうと、どこかで情報漏れが発生してしまう可能性があります。なるべく具体的な文章で内容を求めるべきでしょう。

これらのことをふまえ、業務日報を簡素化するにあたっては
・数字で表現させることができるものは、記載の枠を設け数字のみを記入させ入力と計算を楽にさせる。
・現場報告などより詳細な情報を求める場合はしっかりと記述させる。
この2点をしっかりと抑えて作成するようにしましょう。

業務日報管理の方法

それではどのような方法で日報報告を進めるべきなのか。弊社がおすすめする日報報告の方法をオススメします。
弊社がおすすめする方法は主に
「紙」「Excel（エクセル）」「システムの導入」
の3つのジャンルに絞られます。
これらの詳細についてご説明します。

紙媒体

まず初めに紙媒体から説明します。紙媒体は非常にコストがかからない方法です。ある程度のフォーマットを作成してしまえば社員との共有も容易になりますが、この方法は社員にストレスを与えてしまいます。現場で記入することも不可能ではないでしょうが、一般的には事務所に戻り荷物を片付けてから作成をしなければなりません。また給与計算も経理担当者が電卓を叩き計算をしなければならないため非常に手間がかかります。媒体自体のコストは安く済みますが時間はかかるため、コスパの悪い日報報告だと言えるでしょう。

Excel（エクセル）

それではExcelはどうでしょうか？この方法は非常に安価ですし計算も計算式を予め作っておけば、社員にその中の項目を記述させるだけで簡単に報告することができるものです。しかし、この方法は単に事務所サイドの計算が楽なだけであり、現場に携わる社員の負担は何も解消していません。手書きよりもPC入力の方が早い人であれば多少の業務時間の圧縮になるかもしれませんが、事務所に戻りいちいちPCを開いて報告させるという意味では紙媒体と変わりません。

現在、Excelはスマホでも入力することができるようになっていますが、まだまだテキストなどの情報入力の方法が非常に面倒で見づらいため、スマホでの入力も紙媒体での報告と同様に報告側にストレスを与えるでしょう。

そこでこれから紹介する3つ目のシステムによる日報報告が建設現場でも積極的に取り入れられています。

システム

最近の日報報告システム（アプリ）はPCとスマートフォンで共有できるようになっているだけでなく、スマートフォンでも簡単に報告ができるようになっているため、現場でも簡単に入力できます。また計算も非常に楽で、少し操作に慣れれば簡単に労働時間の計算もしてくれます。

企業によっては完全オーダーメイドで作成しているところもあります。しかし、システムを利用する人が増えれば増えるほど費用が高くなる場合もあります。導入するシステムによっても変わってきますが、月に15000円以上は覚悟しておいた方が良いでしょう。少人数で経営している会社が業務日報のためにこの費用を払うのには中々勇気がいる価格です。なぜ高価なのかと言うと、これらを開発しているシステム会社は規模の大きい会社をターゲットにしているので、価格設定もそれなりのものになっているためです。

さらにもう一つデメリットが存在します。それはシステムを導入したもののそれが上手く社内に浸透しないということです。慣れれば使いやすくなってくるのでしょうが、年齢が高い社員がいる場合はシステムをを使うにも一苦労なので、社内全体に浸透するのは難しいことなのです。

日報管理報告システムに関わらず初めてシステムの導入を検討されているのであれば、できる限りシステムを導入したあとのイメージを鮮明に想像して下さい。オーダーメイドのシステムは別ですが、ある程度パッケージ化されたシステムは導入してもアクティブにならない可能性があります。

 

建設業向けのシステム（アプリ）として使いやすさはピカイチ。「らくっぽ」を紹介します！

 

日報アプリを選ぶにあたって、信頼性が高いのは絶対条件だといえます。そこでおすすめしたいのが、日報アプリ「らくっぽ」です。開発した弊社Cメーカーでは、OA機器の販売やLAN工事、基幹業務システムのコンサルティングなどの事業を展開しています。多くの企業と取り引きを行っているため、安心してアプリを使用することができます。

「らくっぽ」の大きな特徴はLINEでお友達登録をするだけという手軽さで、わざわざアプリをインストールする必要はありません。LINEでチャットするときと同じ感覚で利用できるため、誰でもすんなりと受け入れられるはずです。気になる料金は、20ユーザーまでで月6200円です。さらに初めの30日間は無料で試すことができるため、実際に使ってから導入するかどうかを決めることができます。もし使い勝手が悪いと感じたら解約も可能なので、どの企業にとっても導入ハードルの低い日報アプリと言えるのではないでしょうか。

 

他社との比較でみる「らくっぽ」とは？

 

上の表は勤怠管理のアプリやシステムをまとめた表です。「らくっぽ」の特徴としては

・機能を日報報告に特化させ操作の負担を減らしたこと

・LINEやExcelなど、幅広い世代に馴染みのあるアプリを利用していること

・月額使用料が安価なこと

などが挙げられます。そしてこれらの特徴はまさに建設業にうってつけなのです。不規則な労働時間、入れ替わりの多い従業員、日々変わる現場…「らくっぽ」によってこれらを簡単に確実に管理することが可能になります。Cメーカー株式会社の勤怠管理アプリ「らくっぽ」は初月は無料で利用できるので、まずは気軽に試してみてはいかがでしょうか。

 

日報報告システムの導入で大切なこと

これまで述べてきたことを簡潔にまとめるなら「日報管理報告システムは運用が簡単で、人数が増えても安価で報告と計算がしやすいもの」を選ぶことが大切ということです。特に建設業に従事される方々は年齢層も幅広いため「新しいシステム」という言葉だけで抵抗感を示す人も少なくはないでしょう。

だからこそ我々はLINEを利用してよりどんな建設現場でも会社でも導入しやすい日報管理報告システム「らくっぽ」を開発したのです。

LINEは広い年齢層で利用されているアプリケーションですし、費用も20ユーザーまでで6200円という安価でご提供しています。起業したての会社や少人数で運営している建設業の会社のちょっとした面倒を解消するためのツールです。

もし日報の報告管理が面倒くさいという社員の声を聞いたら「らくっぽ」の導入を検討してみて下さい。

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