日報や勤怠管理をするならどんなアプリを使用するべき?無料アプリの使用感は?

建設業やスタートアップ企業に向けて導入ハードルの低さを追求したらくっぽシステムを開発・販売しているCメーカーです。
らくっぽの詳細はコチラ 従来の日報作成や報告の手段は手書きやExcelで作成するのが一般的でしたが、この方法ではリアルタイムで情報共有することができません。日報の情報をスピーディーに共有して生産性向上につなげたいなら、「日報アプリ」を活用するといいでしょう。日報アプリならスマホから直接アクセスできるためタイムラグがなく、社内でのコミュニケーションの活性化にもつながります。
さらに、日報アプリには日報作成以外にもさまざまな機能が備わっています。ここでは、日報アプリの機能やおすすめ日報アプリについてご紹介します。

日報アプリの機能とは

スマホを操作する建設業の従事者
日報アプリの基本的な機能としては「シフト管理機能」、「日報作成機能」、「勤怠情報報告機能」の3つがあり、その他にもアプリによってはプラスアルファの機能があります。どのような機能が必要なのかを検討したうえで、日報アプリを選ぶといいでしょう。

シフト管理機能

シフト管理にはExcelが用いられることが多いですが、白紙の状態からフォーマットを作成しなければいけないため管理者にとっては意外と手間になります。しかし日報アプリのシフト管理機能を使えば簡単にシフトが作成でき、その日にどの社員が出社するのかが一目で分かるようになります。多くの場合は、Googleカレンダーのようなフォーマットになっています。

日報作成機能

それぞれの社員がスマホやパソコンで日報の内容を送るだけで、簡単に日報を作成できます。いつでもどこでも日報を作成することができるため、効率よく情報共有することができます。建設業における施工報告に必要な写真もまとめて送ることができるため、一石二鳥だといえるでしょう。さらに万が一のトラブルの際にもここで報告することができるため、スムーズな対応につながります。

勤怠情報報告機能

出社時間や退社時間、移動時間などの1日のタイムスケジュールを報告することができます。報告された内容は自動集計され、アプリによっては時給に応じた給料を計算して自動的に報告書に落としてくれます。残業代は別に算出することができるため、事前にミスを防ぐことができます。
現在は政府が働き方改革を推進しており、勤怠管理が以前にも増して重要になりました。とくに建設業界では他の業界に比べて働き方改革が進んでいないといわれていますが、トラブル時のリスクを避けるためにも勤怠管理は徹底する必要があります。従業員数の少ない企業でも、曖昧にせずに管理することが大切だといえるでしょう。

その他の機能

アプリによっては他にも役に立つ機能が用意されており、その1つがコミュニケーション機能です。チャットワークやSlackのように社員同士でチャットすることができるため、わざわざ会社で集まらなくても気軽に情報交換ができます。これによって、コミュニケーションの活性化が期待できるといえるでしょう。
また、目標の数値と現在の数値を示すグラフを表示できるアプリもあります。とくに営業職においては、目標を達成できるかどうかが社員のゴールでありモチベーションです。目標に対する現在地を明確にすることによって、社員1人1人の士気の向上につなげられるのではないでしょうか。

無料の日報アプリは使える?

日報アプリには、無料のものと有料のものがあります。無料の日報アプリは機能面ではやや劣りますが、使えない、ということはありません。とくにシフト管理や勤怠管理、給料の計算などができる無料アプリは多く、たくさんの選択肢の中から使い勝手のいいものを選ぶことができます。コミュニケーション機能などは付いていないものの、使い方によっては有用だといえるでしょう。
ただし、無料の日報アプリを利用するにあたって頭に入れておきたいのは「有料アプリのようなサポート体制は期待できない」ということです。無料アプリの中にはデバッグ作業ができておらず急に使えなくなるものもありますが、一般的にこのようなバグに対するサポート体制はありません。バグが起きたときに自力で修正できるのであれば問題ありませんが、そうでない場合はトラブルにつながる恐れがあるということは覚えておいてください。

無料の日報アプリを使うときの注意点

無料アプ管理アプリの危険性
無料の日報アプリの魅力としては、やはり導入しやすいという点が挙げられます。新しいシステムを社内で導入しても、思ったように浸透しなかった、あるいは上手に活用できなかったというケースは少なくありません。それだけに、まずはハードルの低い無料アプリで試してみるのは1つの方法だといえるでしょう。
そして、その際に注意しなければいけないのはアプリのバグです。上で述べたように、無料アプリではバグが起きたとしてもサポート体制が弱く中々改善される事例が少ないのです。アプリを修正できる社員がいるかどうかを確認し、いない場合には万が一のときにスムーズに他の方法に切り替えられる体制を整えておく必要があるといえます。
さらに、バグ以上に注意しなければいけないのが違法アプリの存在です。良いと思って導入した無料アプリが違法のものだと、勝手にスマホのデータを抜き取られてしまう恐れがあります。これによってお客さんのデータが漏洩した場合、会社の信用問題にかかわります。セキュリティの脆弱性があらわになった企業と取り引きは避けたいと考えるのが一般的なため、このようなトラブルは会社にとって死活問題だといえるでしょう。
違法アプリといったときに最初に思い浮かべるのは、無料で漫画を読めるアプリやアダルト動画を見られるアプリかもしれません。しかし、過去には「年賀状作成アプリ」が違法アプリだったケースがあります。その年賀状作成アプリの説明書きには、スマホで撮影した画像に簡単操作で文字などを入れられるとありました。しかし実際にはそのような機能は備わっておらず、アプリを開くと「この端末には対応していません」というエラー画面が表示されるのみで、その裏ではアドレス帳データが抜き取られていました。
もちろん役に立つ無料アプリもたくさんありますが、違法かどうかを見抜くのは困難だというのが実情です。コストがかからないというハードルの低さは非常に魅力的ですが、企業としては提供先が不明のアプリには手を出さないのが賢明だといえるのではないでしょうか。

日報アプリなら「らくっぽ」

日報アプリを選ぶにあたって、信頼性が高いのは絶対条件だといえます。そこでおすすめしたいのが、Cメーカー株式会社が開発した日報アプリ「らくっぽ」です。Cメーカーでは、OA機器の販売やLAN工事、基幹業務システムのコンサルティングなどの事業を展開しています。多くの企業と取り引きを行っているため、安心してアプリを使用することができます。
らくっぽの大きな特徴は「LINEでお友達登録をするだけ」という手軽さで、わざわざアプリをインストールする必要はありません。LINEでチャットするときと同じ感覚で利用できるため、誰でもすんなりと受け入れられるはずです。
気になる料金は、20ユーザーまでで月6200円です。ただし初めの30日間は無料で試すことができるため、実際に使ってから導入するかどうかを決めることができます。もし使い勝手が悪いと感じたら解約も可能なため、どの企業にとっても導入ハードルの低い日報アプリなのではないでしょうか。
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らくっぽを導入して簡単に日報作成&勤怠管理を

近年では多くの企業が日報アプリを導入しており、これによって生産性の向上に成功しています。日報の作成や勤怠管理は企業の業務に直結する部分ではないため、手間をかけずに効率的に行うことが非常に重要です。ぜひこの機会に、日報アプリを導入してみてはいかがでしょうか。
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